Sistema Administrativo Xenx ERP
El Sistema ERP está diseñado y desarrollado con el propósito de simplificar las operaciones y organización en administración, finanzas, impuestos fiscales y contabilidad; en las empresas de cualquier actividad o índole comercial
Es un Software ERP integrado en su totalidad. Todas las operaciones administrativas están enlazadas desde su origen hasta su cierre. Es así como los usuarios pueden hacer un seguimiento exacto de todas las operaciones con fácil acceso desde los módulos del sistema administrativo.
Puede abarcar empresas con operaciones comerciales modestas así como también de altos y fuertes volúmenes de datos, con archivos históricos que superan los 15 años sin perder velocidad en sus procesos. Esto debido a la tecnología SQL Server de base de datos en que está desarrollado.
Que lo hace tan diferente al resto de los Software ERP en Venezuela
Gracias al equipo técnico y asesores financieros fiscales; se logró este magnífico programa ERP, que está adaptado a todas las posibilidades contables y fiscales en la empresa Venezolana, debido a su versatilidad en poder modificar o editar operaciones en cualquier periodo sin perder saldos o realizar pesados trabajos de respaldos y backup de data de otros periodos.
Una de sus bondades más importantes, es que la contabilidad es totalmente en línea, es decir, la contabilidad se genera con cada transacción en automático.
Los usuarios finales, no tienen que conocer de contabilidad para manejarlo. Gracias a su parametrización al momento de la implementación, todos los procesos y asientos contables detallados se generan al instante.
No se requieren los tediosos procesos en Batch o lotes para la integración. Nada de eso. Es un concepto de integración avanzado que le ahorra horas hombre y grandes costos.
MÓDULOS DEL SISTEMA ADMINSTRATIVO ERP
Sistema Administrativo Xenx ERP está compuesto por varios modulos que integran toda un software ERP sofisticado orientado a la solucion de problemas y ahorro de tiempo y dinero.
ADMINISTRACION Y FINANZAS
Módulo Administrativo y Financiero
Cuentas por Cobrar:
Mantiene un registro detallado de las operaciones comerciales con los clientes. Es prácticamente el auxiliar contable de la Cuenta por Cobrar Clientes. Las operaciones están estrictamente identificadas con cargos y créditos lo que le permite a los usuarios una visión amplia de la situación de todas las transacciones con los clientes, con saldos pendientes, situación de atraso o antigüedad, etc.
Cuentas por Pagar:
Mantiene un registro detallado de las operaciones comerciales con los proveedores. Representa al auxiliar contable de la Cuenta por Pagar Proveedores. Las operaciones están estrictamente identificadas con cargos y créditos detallados por cada transacción. Es tan versátil, que al pulsar click sobre el movimiento, este lo lleva al documento que lo originó y así sucesivamente hasta llegar al 1er movimiento base.
Bancos:
Controla la disponibilidad de las distintas cuentas bancarias. Mantiene un registro detallado de cada egreso, depósito, nota de débito o de crédito. Le permite a los usuarios una visión amplia y detallada de la situación de las cuentas y saldos bancarios. Los cargos y crédito de las cuentas, están directamente enlazadas con su par contable, lo que facilita su conciliación bancaria.
COMERCIALIZACION Y VENTAS
Módulo de Facturación Ventas y Caja
La comercialización y venta es el módulo donde se generan las facturas, notas de débito y notas de crédito a los clientes.
A cada cliente se le puede personalizar con niveles de precios, porcentajes de descuentos, límites de crédito, bloqueos por atrasos, o excesos de límites de crédito, fletes, etc.
Permite realizar Cotizaciones, Pedidos, Notas de entrega, todos enlazados con facturas; manteniendo un registro de los pedidos pendientes por despachar o back order.
Genera la guía de despacho global y detallado por productos, Relación de documentos entregados a los vendedores, Cierre Diario de Caja con un detalle de ingresos recibidos, efectivo, tarjetas de débito y crédito.
Calcula automáticamente las comisiones bancarias de las tarjetas de débito y crédito en puntos de venta (pos), y genera el depósito al banco automáticamente.
SUMINISTROS Y COMPRAS
Módulo Para Gestionar Proveedores y Almacénes
Controla los procesos de compras a proveedores y entradas de almacén.
Partiendo de una solicitud de almacén, que puede ser de stock o de cargo directo, el Sistema Xenx ERP inmediatamente identifica la naturaleza de dicha solicitud. Esta se convierte en una requisición de compras, que luego es recibida por el Departamento de Compras, para realizar el respectivo análisis de solicitud de precios a los proveedores. Una vez hecho el análisis, esta se convierte en una orden de compra, y finalmente una entrada de almacén. Este ciclo se repite en el tiempo manteniendo un bloque de órdenes y requisiciones pendientes.
En vista de que está totalmente integrado, los enlaces y su contabilización son transparentes y de poco tiempo operativo.
Al procesar la entrada, el usuario puede generar los Comprobantes de Retención de IVA, impuestos municipales o de Retención de ISLR. Emite el archivo TXT directo al portal del Seniat.
Mantiene un registro detallado con un análisis de costos promedios y últimos costos de los productos y proveedores.
Posee un módulo de ajustes de inventarios, movimientos de entrada o salida y despachos de almacén.
INVENTARIOS
Módulo Para Gestionar Los Inventarios
Partiendo de la base que poseemos un inventario inicial, con los máximos y mínimos bien establecidos, el Sistema ERP maneja la logística del mismo, según se describe a continuación:
Salidas De Almacén:
Cada salida del almacén, se realiza partiendo de una solicitud, la cual debe ser aprobada digitalmente. Esta salida rebaja el inventario y monitorea si llego al mínimo. Este ciclo se repite constantemente.
Requisición de compras:
El usuario encargado del almacén, emite una requisición de compras digital por los materiales que llegan al mínimo, o próximos a agotarse. Este documento, requiere de una aprobación digital.
Compras de Materiales:
El departamento de Compras, recibe por la vía digital, las requisiciones de compras, no solo de los materiales para la venta, sino que además se incluyen los de respuestos o stock, que son los suministros necesarios para las operaciones y administración o activos de la empresa. Toda compra requiere de una requisición de compras y a su vez de una aprobación de un usuario con mayor jerarquía.
Entradas de Almacén:
Una vez que el depto de compras emite su orden, se procede a la recepción de los materiales por el almacén, con la factura del proveedor. Esta factura debe estar plenamente identificada con el No. De la orden de compra, el cual debe coincidir. Se acepta la entrada de los materiales y se cierra el ciclo de las salidas y requisiciones de compras.
Status de los documentos:
Cada documento, está plenamente identificado por el usuario propietario y además queda registrado, de el usuario aprobador. El status del documento, refleja la situación del mismo, es decir, si se ha comprado, sí llegó al almacén, o en qué condición está actualmente.
Cada movimiento queda registrado con fechas, costos actuales y promedios, así como los saldos al cierre de cada producto. Lo que nos permite mantener los inventarios tal y como lo exige el SENIAT en esta materia.
Obliga a los usuarios a registrar cada movimiento del inventario sin poder manipular cifras u otros datos sin autorización.
SOFTWARE CONTABLE
Módulo Integrado de Contabilidad General
La contabilidad del sistema es uno de los módulos más versátiles y completos. Normalmente los sistemas generan la contabilidad por lotes o pases por períodos. En este caso, el Sistema Xenx ERP lo realiza en línea y al instante, es decir, cada documento genera su asiento contable automáticamente, sin la intervención de los usuarios. Mejor aún, los usuarios están facturando, procesando cobranzas, procesando depósitos, emitiendo egresos bancarios, etc. y están contabilizando al mismo tiempo sin enterarse de ello. Sólo en casos excepcionales, se requiere la intervención del usuario en la construcción de los asientos.
Le permite crear centros de costos y auxiliares a cada cuenta. El módulo es totalmente configurable. Puede mantener un registro detallado de los auxiliares por cuentas y estados financieros por centros de costos.
Puede realizar cierres independientes, por módulos. Así no debe esperar por el 100% de los usuarios, y resguardar las declaraciones de IVA realizadas u otros procedimientos que impliquen un cuidado especial o un cierre parcial.
Los estados financieros son altamente versátiles al momento de ser emitidos. Puede emitir reportes por módulos, resumidos o detallados. Es decir, listar los asientos generados por el departamento de suministros, facturación, o despachos de almacén; separadamente. O si lo prefiere, consolidado.
Posee una función que le permite analizar un mayor de cuentas por pantalla y desde el mismo punto llamar al documento que lo originó. Haciendo la labor de análisis más fácil y rápida.
Puede emitir estados financieros con periodos desde y hasta de su preferencia. No tiene que ser mensual. así que puede emitir un reportes con saldos de cuentas a un día 17 por ejemplo.
FISCAL E IMPUESTOS
Módulo que Gestiona los Impuestos y Retenciones Fiscales
Emite los Libros de Compras y Ventas de IVA, según los requerimientos fiscales. Incluso estos pueden ser revisados por Ud. y adaptados a su sugerencia. No es un programa ERP cerrado.
Emite automáticamente los comprobantes fiscales de Retención de IVA 75% ó 100%, según configuración, además de los comprobantes de retención de ISLR, y los respectivos archivos TXT, XML de retenciones y resumen impreso de retenciones anuales a los proveedores, al final del ejercicio.
MODULO DE SERVICIOS
Orientado a Empresas que Brindan Servicios Profesionales o Reparaciones
Para aquellas empresas que brindan un servicio como actividad comercial, este módulo es la solución. Pues genera ordenes de trabajo y emite dicha orden al momento de recibir un bien a reparar o generar una actividad de servicio. Este es asignado al técnico o persona responsable de hacer el trabajo y sigue una traza sobre los repuestos o mano de obra asociada a la orden.
Emite correos electrónicos automáticos sobre la finalización o estatus de la orden. Y finalmente genera la factura directamente al módulo de comercial, asociada a dicha orden de trabajo o servicio.
Internamente existe una serie de mecanismos de gestión, que miden la evolución de la orden con detalles y comentarios asociados a cada caso. Incluso las garantías están controladas aquí. El módulo está diseñado para dar respuesta a los clientes de inmediato, sin estar familiarizados con el caso, pues hay mecanismos de control por etapas que le informa el detalle del mismo.
BENEFICIOS DEL SISTEMA ERP
Sistema Administrativo Xenx ERP cuenta con beneficios orientados tanto a los directores o jefes de departamentos como a los usuarios en si. Debido a su alta capacidad de integración, evita el doble trabajo de tareas y el fácil seguimiento de las transacciones.
Integración Con Máquinas Fiscales
Permite la integración con impresoras fiscales de las marcas más importantes ( PNP, HKA, etc)
Emite los reportes X y reportes Z, directamente desde el sistema.
La emisión de los Libros de Ventas adaptado a este proceso.
Cierre Diario de Caja
Si su empresa, maneja mecanismos de punto de venta o ventas de mostrador y detal, puede utilizar las funciones de punto de venta del sistema y cierre diario de caja. Estos emiten un resumen al final del día que le informa acerca de sus ventas de contado y ventas a crédito.
En el caso de las ventas de contado, distribuye las diferentes formas de pago: efectivo, tarjetas de débito, tarjetas de crédito, y transferencias bancarias. Incluso si posee varias máquinas de punto de venta bancario, el sistema emite un reporte con las comisiones y totales de cada una de ellas. Genera el asiento contable directamente al banco o caja según la forma de pago.
Además puede emitir el cierre de caja por periodos, y presentar en forma resumida en un solo reporte el global de las operaciones en las fechas solicitadas.
Formatos y Reportes de Impresión
Los formatos de impresión de los documentos, son 100% configurables. No requiere de programación experta para hacer cambios en los mismos.
Dispone de hasta 8 tipos distintos predeterminados de impresión de documentos. Tal es el caso de: facturas de contado, crédito, prontos pagos, etc. De igual manera las cotizaciones, pedidos, órdenes de compra, solicitudes de precios, entre otros. Lo cierto es que todo, sin excepción es configurable en la impresión de un formato y directamente sobre el Sistema Sistema xenx ERP.
Posee una función de exportar e importar formatos de impresión, que facilita la labor de soporte a usuarios, pues si estos solicitan un cambio en la impresión, nuestro equipo de soporte lo realiza y lo exporta, luego el usuario recibe por Internet el archivo que va a importar y se incorpora la modificación o reporte nuevo, al sistema.
De igual modo funcionan los reportes estadísticos o de información general. Desde el sistema se crea el criterio de búsqueda por medio de una instrucción SQL, se seleccionan los campos a imprimir y filtros respectivos. Finalmente aparece en el sistema dicho reporte, en forma de iconos. Usted puede definir infinitas cantidades de reportes, es decir, no hay límites en la elaboración de los mismos. Pueden ser creados y exportados, luego el usuario los importa y se incorpora el icono de reporte en el sistema. Incluso puede bajarlo de nuestro portal.
Gráficos del Sistema
El sistema emite gráficos estadísticos, de las distintas fuentes. Ventas mensuales, cobranzas, ventas por vendedor, ventas diarias, entre otras. Se pueden incorporar otras condiciones y fuentes del gráfico.
Plataforma, Seguridad, Auditorias y Permisos de Usuarios
El sistema está desarrollado en ambiente Windows, Visual Basic y base de datos SQL Server, en cualquiera de sus versiones, puede funcionar.
Las claves de los accesos al sistema, o accesos al SQL Server, están encriptadas, evitando así intrusos no deseados.
Está demostrado que la robustez del Sistema Xenx ERP es indiscutible. Son más de 8 años de evolución e implementación, que nos permitimos que Ud. Lo verifique por sí mismo, directamente con nuestros clientes.
Las horas de soporte que requiere el sistema por concepto de fallas internas o de sistema, son casi nulas. El sistema no posee caídas o loop, a no ser que agentes externos como: comunicaciones de red, virus o fallas de hardware, provocan una salida del sistema.
En cuanto al volumen de la información y su desempeño, no es problema para el sistema. Puede manejar históricos con más de 15 años de acumulados
Desde el punto de vista de las auditorías, mantiene un registro detallado de los cambios, eliminaciones, modificaciones y reversos de todas las operaciones del sistema. Informa sobre el usuario que es responsable de dichas acciones, desde que estación fue realizada, fecha y hora de los ajustes.
Los usuarios al entrar en el sistema, pasan por un proceso de previa verificación, para determinar hasta donde se le permitió la entrada. La permisología de los usuarios es tan efectiva, que se define por módulo y dentro del mismo, se configura si el usuario puede sólo consultar, incorporar registros, modificar, eliminar, revertir o anular.
Cada movimiento es configurable y por módulo. Es por ello que su seguridad le brinda garantía y confianza.
Accesos Remotos
La posibilidad de accesos remotos, es una función que requiere de dos (2) grandes bondades. La primera es la plataforma del sistema, que ya está dada y la segunda la velocidad del Internet y requerimientos de hardware. Con un Internet de buena velocidad, usted puede entrar a su Sistema Xenx ERP desde cualquier parte del mundo en línea.
ASPECTOS TECNICOS
W3 Sistemas garantiza las actualizaciones del Software ERP toda vez que sea necesario. Debido a normas impositivas del estado o bien basado en el crecimineto sostenido que constantemente estamos desarrollando.
Diseñado para plataformas Windows, con base de datos SQL-Server.
No posee límites de usuarios.
Permite accesos remotos por parte de los usuarios autorizados con altas velocidades de proceso (requiere plataforma de comunicaciones y servidor)
Tiene la versatilidad de elaboración de reportes configurables por usuarios, según sea el requerimiento.
Genera un registro auditor que permite consultar los usuarios que anulan, modifican o eliminan información.
Su manejo es verdaderamente sencillo, con fuertes capacidades de información y procesos.
Amplio desempeño y seguridad.
VENTAJAS SOBRE OTROS ERP DEL MERCADO
La Integracion Con Contabilidad es Inmediata Auto Generada
La contabilidad es generada 100% en línea. No necesita generar procesos por lotes adicionales, para transferir a contabilidad los asientos.
Cada documento posee su propio asiento contable, lo que le permite tener la información absolutamente detallada, al momento de analizar consultas, auditorías, conciliaciones de cuentas, etc.
La información puede ser solicitada desde y hasta cualquier periodo. Es decir, no es necesario que solicite la información por períodos completos o cerrados. Ud. Puede requerir información desde el primer día que la empresa inició sus operaciones hasta los primeros 10 días del mes anterior, en fin, la fecha desde y hasta, puede ser cualquiera. Con esta ventaja, se puede listar un mayor analítico tan amplio, como la búsqueda sea solicitada.
Esto es posible con cualquier estado financiero. Ejemplo en el caso de un balance de comprobación, Ud. Puede solicitarle al sistema el siguiente periodo: desde el 17 de Feb de 2018 hasta 24 de oct de 2020. El sistema calcula el saldo anterior al 16 de feb de 2018 y el saldo final al 24 de oct de 2020. Así de versátil.
Los inventarios (Materia Prima o Productos Terminados) y sus movimientos son verdaderamente controlados y planificados, para garantizar la mejor opción de compra y evitar que se agote su producto o material.
Todas las solicitudes de materiales son electrónicas, y las aprobaciones son realizadas por la misma vía, es decir, electrónicamente. Esto evita documentos físicos, el extravío del papel, procesos burocráticos, etc. Por supuesto, se pueden imprimir los soportes físicos, pero no es un requerimiento expreso, solo si Ud. Lo desea. Por lo tanto, cada salida y entrada de los almacenes, están controlados con una absoluta trazabilidad de documentos, que le permite conocer cada etapa del movimiento del producto.
Planificación de pagos a proveedores, por medio de las órdenes de pago realizadas electrónicamente y aprobadas por la misma vía.
Ajustes de inventarios, generando el asiento contable automático.
Gráficos estadísticos.
Interfases de datos con hojas de cálculo Excel.
Envío de documentos vía Internet.
Manejo de la contabilidad por centros de costos, unidades funcionales, y auxiliares configurados por los usuarios, es decir, puede tener tantos auxiliares como necesite, y asociados a las cuentas que se destinen para tal fin.
Interfaces vía TXT para recibir información y generar asientos contables de otras aplicaciones.
Las órdenes de compra cuentan con un control muy estricto, y su elaboración cuenta con un procedimiento, cuyos errores se minimizan a su mínima expresión, evitando compras erradas, desde el punto de vista los costos, tipo, nombres, proveedores, solicitantes, etc.
Emite todos los comprobantes de retención requeridos por la ley (Islr, Iva, Imp. Municipales). Se imprimen todos los comprobantes con los formatos aprobados por el Seniat.
Generalmente los módulos financieros, tienen problemas para cuadrar con los módulos contables, es por ello, que en el sistema Xenx, este aspecto es una de sus mayores ventajas. Todos los movimientos financieros están cuadrados con los contables. Así que las cuentas de bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y anticipos, están absolutamente cuadradas o justificadas, con sus respectivos auxiliares financieros y la información puede ser solicitada por ambas vías.